Alors que le rythme des prévisions opérationnelles est assez élevé (parfois la semaine, voire le jour), les prévisions d’entreprise sont généralement effectuées au niveau annuel, semestriel ou trimestriel. Normal, car le processus est lourd et consommateur d’énergies à tous les niveaux.
Pourtant un pilotage prévisionnel d’ensemble précis et efficace permet de gagner quelques points de croissance ou de marge. C’est ce qui fera gagner votre entreprise dans la compétition économique, car ces gains sont cumulatifs avec le temps.
Plus court est le processus prévisionnel mieux il est accueilli par les acteurs de l’entreprise
A tous les échelons de l’entreprise, les prévisions sont une charge de travail qui apparaît fastidieuse, surtout quand on n’en obtient aucun retour explicatif.
Il est donc essentiel de mettre en place des processus simples et collaboratifs, ne demandant qu’une intervention minimale des acteurs de l’entreprise (quelques dizaines de minutes par mois pour les opérationnels)
Plus facile à dire qu’à faire ! Quelques centaines de produits (penser aux différentes unités de conditionnement), un ou deux milliers de clients (ce qui est assez classique pour des entreprises, même dans la strate PME), avec une prévision sur 18 mois (l’horizon des décisions opérationnelles de moyen terme) selon les 3 variables (valeurs, prix, quantités), cela fait des millions de chiffres prévisionnels à produire mensuellement.
Le 1er levier consiste donc à réduire le temps de fabrication des prévisions sous l’angle de la mécanique statistique : outils adaptés, mutualisation d’experts, sous-traitance, permettent en effet de réduire le temps passé à la production pure des prévisions sur historique de ventes, sans rien sacrifier de leur détail, afin de ne pas perdre en pertinence.
Le 2e levier consiste à proposer aux opérationnels ces prévisions réalisées sous un angle purement statistique (on les nommera projections) afin qu’ils les transforment en prévisions intégrant leur vision métier : c’est pour eux très rapide, sans le fameux « syndrome de la page blanche » qui les retient dans tous les processus manuels.
Le 3ème levier est de placer l’ensemble du processus sous la maîtrise du comité de direction (directeur commercial, directeur logistique, directeur de fabrication, directeur financier, contrôleur de gestion, directeur marketing, directeur général ou chef d’entreprise,…) pour valider au global ou infléchir de quelques % sur tel ou tel segment produits ou clients/magasins.
Enfin, le 4ème levier, est de rendre aisée l’analyse des écarts, avec des prévisions élaborées nativement au niveau « client-produit », mises au même niveau de détail que les réalisations et qu’on peut donc non seulement analyser par familles et sous-familles de produits, mais également par catégories de clients et par secteurs commerciaux. De quoi engager ici un vrai dialogue en se fondant sur des analyses précises et explicatives, donc moins sujettes à discussions inutiles.
4 leviers, permettant à l’entreprise de s’appuyer concrètement sur un processus d’ensemble, qui peut, rappelons-le être déroulé avec un effort minime des participants, en deux-trois jours pour une PME (une semaine pour une ETI ou une grande entreprise).
Des reprévisions plus fréquentes parce que plus rapides et moins fastidieuses
Ainsi raccourcis, les délais de mise à disposition des prévisions vont vous permettre de réactualiser plus souvent ces dernières, ce qui n’est pas sans impact sur votre capacité à réagir et à vous adapter aux demandes de plus en plus changeantes de vos consommateurs et intermédiaires.
Vu que l’exercice sera très peu consommateur de temps et relativement « ludique », vous pourrez sans complexe « l’imposer » à vos collègues et collaborateurs, qui eux-mêmes n’auront aucune difficulté à « l’imposer à leurs troupes ».
Vous passerez sans fatigue d’un processus de prévision au mieux trimestriel (rassurez-vous, s’il est actuellement semestriel ou annuel, vous êtes encore dans la norme) à un processus mensuel.
Des prévisions mensuelles plus fréquentes pour un management plus réactif
Tout d’abord une estimation plus précise et plus fiable des ventes à venir valorisera encore mieux les actions de vos commerciaux, en alignant au mieux les ressources nécessaires dans les mois à venir, afin de ne manquer aucune opportunité commerciale.
Par ailleurs, des prévisions plus réactives permettront d’optimiser plus finement l’emploi des ressources et des actifs de l’entreprise (matières premières et produits finis, personnels de fabrication et de vente, lignes de fabrication et moyens de transports…)
Enfin l’entreprise pourra réactualiser mensuellement ses prévisions budgétaires et entamer ainsi un dialogue plus constructif avec ses partenaires financiers (actionnaires, banquiers,…) notamment pour financer sa croissance ou ses investissements de productivité.
Des prévisions en prix-quantités-valeurs pour une vision commune partagée dans toute l’entreprise
Vaut-il mieux faire des prévisions en valeurs ou en quantités ? Les deux, bien sûr !
En effet, les opérationnels de la production, des achats et de la logistique raisonnent en quantités, quand les commerciaux, les comptables et la direction de l’entreprise raisonnent en valeurs : si on veut avoir un vrai dialogue, sur des chiffres communs, il faut donc travailler à la fois en valeurs et en quantités.
Sous-produit non négligeable de cette option, vous pourrez simuler des hypothèses de prix et voir comment évoluent les moyennes de prix sous l’effet du marketing-mix.
Toujours cela de plus pour votre performance et votre compétitivité financière !
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Bonne Pratique 1 : Des prévisions des ventes plus précises donc plus fiables
Bonne Pratique 2 : Des prévisions des ventes plus rapides, plus fréquentes et plus efficaces
Bonne Pratique 3 : Des prévisions des ventes moins onéreuses et plus rentables